Organisatiestructuur ZAC

 

 

Beknopte beschrijving Organisatiestructuur Z.A.C.

Versie: 1 augustus 2016

 

Roel Broeksma

INHOUDSOPGAVE

 

Hoofdstuk 1 – Organisatiestructuur ZAC. 3

1. Algemene Ledenvergadering (ALV) 3

2. Organisatiestructuur 3

3. Statuten, huishoudelijk reglement, leidraden. 3

4. Beleid. 3

Hoofdstuk 2 – Organisatie, taken en functiebeschrijvingen Algemeen Bestuur 4

A. Organisatie en Taken Algemeen Bestuur 4

1. Organisatie Algemeen Bestuur 4

2. Taken Algemeen Bestuur 4

B. Functiebeschrijvingen leden Algemeen Bestuur 4

1. Voorzitter 4

2. Secretaris. 4

3. Penningmeester 4

4. Lid Facilitaire Zaken. 5

5. Lid Commerciële Zaken. 5

7. Lid Seniorenvoetbal (tevens voorzitter seniorenafdeling) 5

8. Lid Jeugdvoetbal (tevens voorzitter jeugdafdeling) 5

9. Lid Vrouwenvoetbal (tevens bestuurslid samenwerkingsverband VVZ) 5

C. Functiebeschrijvingen Ondersteuning Algemeen Bestuur 6

1. Ledenadministrateur 6

2. Boekhouder 6

3. Coördinator Spelerspassen. 6

4. Vrijwilligerscoördinator 6

5. Vertrouwenscontactpersoon (VCP) 6

Hoofdstuk 3 – Organisatie, taken en functiebeschrijvingen Voetbalafdeling. 7

A. Organisatie en Taken Voetbalafdelingen Senioren / Jeugd. 7

1. Organisatie Voetbalafdelingen Senioren / Jeugd. 7

2. Taken Voetbalafdelingen (Senioren / Jeugd) 7

B. Functiebeschrijvingen Leden Voetbalafdelingen Senioren en Jeugd. 7

1. Voorzitter 7

2.  Secretaris / Plaatsvervangend voorzitter 7

3.  Technisch Coördinator 7

4. Afdelingscoördinator 8

Hoofdstuk 4 – Commissies ZAC. 9

1. Algemeen. 9

2. Wedstrijdsecretariaat 9

3. Kantinecommissie. 9

4. Activiteitencommissie. 9

5. Toernooicommissie. 9

6. Sponsorcommissie / commerciële zaken. 10

7. Redactiecommissie. 10

8. Accommodatie- en Materialencommissie. 10

9. Kleding- en Materialencommissie. 10

 


 

Hoofdstuk 1 – Organisatiestructuur ZAC

 

 

1. Algemene Ledenvergadering (ALV)

 

De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan binnen de ZAC. De ALV vergadert minimaal één keer per jaar (in oktober of november). De uitnodiging vindt plaats via een digitale nieuwsbrief.

 

De taken en bevoegdheden van de ALV zijn:

  1. het benoemen van de leden van het Algemeen Bestuur;
  2. het vaststellen van de begroting;
  3. het controleren van het Algemeen Bestuur (o.a. door het benoemen van leden van de kascontrolecommissie);
  4. het beslissen m.b.t. statutenwijzigingen.

 

 

2. Organisatiestructuur

 

De organisatiestructuur van de vereniging is gelaagd.

  1. Het Algemeen Bestuur (AB) is verantwoordelijk voor de (dagelijkse) aansturing van de vereniging. Ieder lid binnen het AB is verantwoordelijk voor één of meerdere beleidsterreinen en aansturing van afdelingen en/of commissies. Zie verder Hoofdstuk 2.
  2. De Voetbalafdelingen zijn verantwoordelijk voor de aansturing van de senioren- en jeugdafdelingen. Zij zorgen voor de indeling van alle spelende en trainende leden, voor de bemensing (leiders en trainers) van alle teams, voor de opleiding (trainingen) en voor de deelname aan competities en activiteiten. Zie verder Hoofdstuk 3.
  3. De commissies voeren de benodigde ondersteunende taken uit. Iedere commissie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de toegewezen taken en de aansturing van de toegewezen vrijwilligers. Zie verder hoofdstuk 4.

 

 

3. Statuten, huishoudelijk reglement, leidraden

 

  1. De vereniging beschikt over statuten (voor het laatst gewijzigd in 1998).
  2. Er is geen huishoudelijk reglement. In de Informatiemap en in de Gedragscode zijn de meeste huishoudelijke regels vastgelegd. Deze zijn benaderbaar via de website.
  3. Er zijn aanvullende leidraden specifiek voor bestuursleden, commissies en leiders.

 

 

4. Beleid

 

  1. Het beleid van de vereniging is vastgelegd in een meerjarige beleidsvisie.
  2. Jaarlijks wordt op basis van de beleidsvisie een beleidsplan uitgewerkt.
  3. Het beleidsplan is uitgewerkt in een activiteitenplan en een begroting.

 


Hoofdstuk 2 – Organisatie, taken en functiebeschrijvingen Algemeen Bestuur

 

 

A. Organisatie en Taken Algemeen Bestuur

 

1. Organisatie Algemeen Bestuur

Het Algemeen Bestuur bestaat uit de volgende leden:

  1. Voorzitter
  2. Secretaris
  3. Penningmeester
  4. Lid Facilitaire Zaken
  5. Lid Commerciële Zaken
  6. Lid seniorenvoetbal (tevens voorzitter afdeling senioren)
  7. Lid jeugdvoetbal (tevens voorzitter afdeling jeugd)
  8. Lid vrouwenvoetbal (tevens bestuurslid samenwerkingsverband VVZ)

 

De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het Dagelijks Bestuur (DB).

 

2. Taken Algemeen Bestuur

  1. Benoemt voorzitters van jeugdafdeling - seniorenafdeling – commissies;
  2. Benoemt de betaalde krachten (betaalde trainers, technisch coördinator etc);
  3. Stelt de jaarlijkse begroting op en is verantwoordelijk voor het financiële beheer;
  4. Geeft leiding aan de voetbalafdelingen en commissies;
  5. Vertegenwoordigt de vereniging als rechtspersoon;
  6. Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe (KNVB, gemeente, media etc);
  7. Ontwikkelt en coördineert het beleid van de vereniging (algemeen beleid, financieel beleid, etc);
  8. Is gastheer bij thuiswedstrijden van het 1e elftal

 

 

B. Functiebeschrijvingen leden Algemeen Bestuur

 

1. Voorzitter

  1. Is verantwoordelijk voor het algemeen beleid
  2. Geeft leiding aan de vergaderingen van de ALV en het AB
  3. Verdeelt de taken binnen het AB
  4. Vertegenwoordigt de vereniging bij officiële gelegenheden en in officieel overleg

 

2. Secretaris

  1. Ontwikkelt / actualiseert het beleidsplan
  2. Houdt de informatiemap en de leidraden actueel
  3. Zorgt voor de jaarplanning en de interne coördinatie tussen afdelingen en commissies
  4. Zorgt voor behandeling en archivering van binnengekomen post en e-mails (zac@info.nl)
  5. Zorgt voor de uitnodigingen, agenda en notulen van vergaderingen van AB en ALV
  6. Geeft leiding aan c.q. is het eerste aanspreekpunt voor de volgende commissies:

1)     Vrijwilligerscommissie

2)     Redactiecommissie

3)     Activiteitencommissie

4)     Toernooicommissie

5)     Wedstrijdsecretariaat (wedstrijdsecretaris, scheidsrechter coördinator, coördinator velddienst)

 

3. Penningmeester

  1. Ontwikkelt / actualiseert het financieel beleid
  2. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de ledenadministratie en contributie-inning
  3. Is verantwoordelijk voor de financiële administratie en het financiële archief
  4. Controleert de rechtmatigheid van rekeningen en zorgt voor de betaling
  5. Is verantwoordelijk voor het jaarverslag en de begroting tbv de jaarlijkse ALV
  6. Controleert de winstafdrachten van de kantine
  7. Vervult de rol van werkgever bij het mede opstellen van de contracten met alle betaalde krachten en de uitbetalingen van de vergoedingen
  8. Geeft leiding aan de financiële commissie

 

4. Lid Facilitaire Zaken

  1. Ontwikkelt / actualiseert het beleid m.b.t. facilitaire ondersteuning
  2. Ontwikkelt / actualiseert het accommodatie onderhoudsplan voor de langere termijn
  3. Ontwikkelt / actualiseert de kledinglease (assortiment en leveranciers)
  4. Is het bestuurlijk aanspreekpunt voor de gemeente voor het beheer en onderhoud van het sportpark
  5. Geeft leiding aan c.q. is het eerste aanspreekpunt voor de volgende commissies:

1)     Accommodatiecommissie

2)     Materialencommissie

3)     Kledingcommissie

4)     Schoonmaakcommissie

5)     Werkgroepen voor grote projecten

 

5. Lid Commerciële Zaken

  1. Ontwikkelt / actualiseert het beleid m.b.t. sponsoring en verhuur van ruimten
  2. Geeft leiding aan c.q. is het eerste aanspreekpunt voor de sponsorcommissie
  3. Is verantwoordelijk voor het relatiebeheer met sponsoren o.a. door het laten organiseren van gerichte activiteiten zoals de sponsoravond en het sponsortoernooi

 

7. Lid Seniorenvoetbal (tevens voorzitter seniorenafdeling)

  1. Ontwikkelt / actualiseert het technisch beleid m.b.t. seniorenvoetbal
  2. Benoemt de betaalde technisch coördinator en trainers van het 1e en 2e elftal
  3. Geeft leiding aan c.q. is het eerste aanspreekpunt voor de volgende subafdelingen:

1)     De selectie-elftallen Za-1 en Za-2

2)     De lagere zaterdag senioren

3)     De zondag senioren

4)     35/45+

5)     Senioren die alleen trainen

 

8. Lid Jeugdvoetbal (tevens voorzitter jeugdafdeling)

  1. Ontwikkelt / actualiseert het technisch beleid m.b.t. jeugdvoetbal
  2. Benoemt de betaalde technisch jeugd coördinator en jeugdtrainers
  3. Geeft leiding aan c.q. is het eerste aanspreekpunt voor de volgende jaarlagen:

1)     O19 (voorheen: A-jeugd)

2)     O17 (voorheen: B-jeugd)

3)     O15 (voorheen: C-jeugd)

4)     O13 (voorheen: D-jeugd)

5)     O11 (voorheen: E-jeugd)

6)     O9 (voorheen: F-jeugd)

7)     Mini’s

 

9. Lid Vrouwenvoetbal (tevens bestuurslid samenwerkingsverband VVZ)

  1. Ontwikkelt / actualiseert het beleid m.b.t. vrouwenvoetbal
  2. Behartigt de belangen van ZAC-leden in het samenwerkingsverband
  3. Zorgt voor de benodigde ondersteuning van ZAC aan het samenwerkingsverband

C. Functiebeschrijvingen Ondersteuning Algemeen Bestuur

 

1. Ledenadministrateur

  1. Voert de ledenadministratie.
  2. Voert de vrijwilligersadministratie.
  3. Int de contributie, het afkoopbedrag verplicht verenigingswerk, boetes opgelegd door de KNVB en overige noodzakelijke invorderingen.
  4. Meldt nieuwe leden bij de coördinator van de betreffende afdeling.
  5. Meldt nieuwe bondsleden aan bij de KNVB.
  6. Meldt aspirant vrijwilligers bij de betreffende commissie.
  7. Stelt het ledenbestand beschikbaar voor belanghebbende commissies.

 

2. Boekhouder

  1. Voert de financiële administratie.
  2. Ondersteunt de penningmeester bij de opmaak van de begroting en de jaarrekeningen.

3. Coördinator Spelerspassen

  1. Vraagt bij spelers (ouders) de pasfoto op voor de spelerspas.
  2. Stuurt de fotoformulieren op naar de drukkerij, ontvangt de nieuwe spelerspassen en geeft deze uit aan de coördinator van de betreffende afdeling.

4. Vrijwilligerscoördinator

  1. Is voorzitter van de vrijwilligerscommissie
  2. Zorgt voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid
  3. Inventariseert / enthousiasmeert potentiële vrijwilligers
  4. Beslist i.o.m. de commissies m.b.t. inzet van leden/ouders
  5. Coördineert mbt Maatschappelijke Stage

 

5. Vertrouwenscontactpersoon (VCP)

  1. Fungeert als eerste opvang voor leden (spelers, ouders, kaderleden, bestuur) met een klacht of een vraag over grensoverschrijdend gedrag.
  2. Vervult een procedureel adviserende rol en geeft bij klachten of vragen advies of verwijst door voor geschikte hulp.
  3. Adviseert het bestuur en kader over preventief beleid.

 

Hoofdstuk 3 – Organisatie, taken en functiebeschrijvingen Voetbalafdeling

 

 

A. Organisatie en Taken Voetbalafdelingen Senioren / Jeugd

 

1. Organisatie Voetbalafdelingen Senioren / Jeugd

  1. Voorzitter
  2. Secretaris / Plaatsvervangend voorzitter
  3. Technisch Coördinator
  4. Afdelingscoördinatoren

 

2. Taken Voetbalafdelingen (Senioren / Jeugd)

  1. Benoemt de afdelingscoördinatoren, technische coördinator, leiders en trainers
  2. Adviseert mbt benodigd budget voor trainingen en activiteiten
  3. Is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de afdelingen en zorgt voor de afstemming met het wedstrijdsecretariaat en de commissies
  4. Is verantwoordelijk voor de indeling en de bemensing van de voetbalteams
  5. Zorgt voor het opstellen, actualiseren en uitvoeren van het technisch beleid

B. Functiebeschrijvingen Leden Voetbalafdelingen Senioren en Jeugd

 

1. Voorzitter

  1. Geeft leiding aan de voetbalafdeling
  2. Is lid van het AB
  3. Verdeelt de taken binnen het voetbalafdeling
  4. Benoemt de technisch coördinator, de betaalde trainers en de afdelingscoördinatoren

 

2.  Secretaris / Plaatsvervangend voorzitter

  1. Neemt de voorzitter waar bij diens afwezigheid
  2. Zorgt voor de uitnodigingen, agenda en notulen van vergaderingen van de voetbalafdeling
  3. Bewaakt de coördinatie met het wedstrijdsecretariaat en de commissies

 

3.  Technisch Coördinator

  1. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het technisch beleidsplan
  • Adviseert mbt voetbaltechnisch beleid en ontwikkelingen
  • Evalueert en doet voorstellen voor verbetering van het technisch beleidsplan
  • Adviseert mbt deelname aan competities (klasse-indeling), toernooien, clinics
  • Bepaalt inhoud en opbouw trainingen
  • Adviseert t.a.v prioriteiten m.b.t. wedstrijden en trainingen indien niet alle velden gebruikt kunnen / mogen worden
  • Voert functioneringsgesprekken
  • Adviseert mbt voetbaltechnisch beleid en ontwikkelingen
  • Adviseert mbt budgetten voor (onkosten)vergoedingen
  • Onderhoudt contact met relevante onderwijsinstellingen (stagiaires)
  • Stelt pakket standaard informatie samen (spelregels, speelwijze, trainingen, blessurepreventie etc) voor de afzonderlijke doelgroepen
  • Geeft bekendheid aan opleidingsmogelijkheden
  • Adviseert mbt behoefte aan opleidingen / cursussen
  • Zorgt voor de afstemming op gebied van cursussen en opleidingen
  • Houdt overzicht van (potentiële) trainers en scheidsrechters
  • Een eenduidige beoordelingssystematiek
  • De scouting- en selectie van spelers
  • De teamindeling en de bemensing van de begeleiding van selectieteams
  1. Adviseert mbt aanstelling betaalde trainers en masseurs/verzorgers
  1. Zorgt voor de technische opleiding en begeleiding van trainers en leiders
  1. Is verantwoordelijk voor de selectieprocedure en voor de afstemming met de afdelingscoördinatoren en zorgt hierbij voor:

 

4. Afdelingscoördinator

  1. Neemt deel aan de vergaderingen van het de voetbalafdeling
  2. Is verantwoordelijk voor de organisatie en de gang van zaken binnen de afdeling
  • Is het eerste aanspreekpunt voor de leiders en trainers
  • Geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de leiders en trainers
  • Coördineert bij eventuele problemen binnen de afdeling
  • Organiseert tenminste 3x per jaar een afdelingsoverleg met de leiders en trainers
  • Werft leiders en trainers zodra er vacatures zijn
  • Houdt afstemmingsvergaderingen met de leiders, trainers en de technisch coördinator
  • Bewaakt de goede uitvoering van de selectieprocedure
  • Bepaalt het moment van bekendstellen van indelingen aan spelers
  • Plaatst nieuwe spelers iom de leiders en trainers en houdt de wachtlijst van de afdeling bij
  1. Coördineert de selectie en indeling van de spelers:
  1. Zorgt voor de uitvoering van het wedstrijdprogramma
  • Stemt verzoeken van eigen teams tot het verzetten van wedstrijden af met de wedstrijdsecretaris
  • Stemt verzoeken van tegenstanders tot het verzetten van wedstrijden af met de eigen teams

 

 

 


 

Hoofdstuk 4 – Commissies ZAC

 

1. Algemeen

  1. Iedere commissie legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur
  2. Iedere commissie benoemt de eigen leden, zorgt voor een taakverdeling binnen de eigen commissie, en zorgt voor de interne opleiding en de nodige draaiboeken
  3. Iedere commissie stemt de financiële behoefte af met de penningmeester
  4. Iedere commissie registreert de inzet van vrijwilligers en zorgt voor de uitvoering van lief en leed in het kader van het vrijwilligersbeleid

 

2. Wedstrijdsecretariaat

     Samenstelling: wedstrijdsecretaris; Velddienstcoördinator; Coördinatoren scheidsrechters;

  1. Neemt op uitnodiging deel aan de vergaderingen van de voetbalafdelingen
  2. Schrijft op voordracht van de voetbalafdelingen de teams in bij de KNVB voor de beker- en veldcompetitie onder opgave van klasse-indeling en voorkeur voor aanvangstijden
  3. Stelt het wedstrijdprogramma (en eventuele wijzigingen of afgelastingen) bekend bij alle belanghebbenden
  4. Regelt op verzoek van de teams oefenwedstrijden (winterprogramma; selectiewedstrijden), inbegrepen deelname aan de Zwolse zaalcompetitie pupillen in de winterperiode
  5. Coördineert met de KNVB en de tegenstander mbt verzetten / afgelasten van wedstrijden
  6. Maakt het trainingsrooster en beslist bij verminderde beschikbaarheid (bij afkeuring van velden of bij doordeweekse inhaalwedstrijden) welke trainingen vervallen
  7. Maakt de veld- en kleedkamerindeling voor wedstrijden en trainingen en stelt deze bekend bij alle belanghebbenden
  8. Zorgt voor het velddienstrooster en de goede uitvoering van de velddienst op wedstrijddagen
  9. Regelt de toewijzing van clubscheidsrechters

 

3. Kantinecommissie

     Samenstelling: voorzitter – beheerders – roosterplanner – coördinator schoonmaak

  1. Zorgt dat de kantine en het sponsorhome voldoet aan wet- en regelgeving en aan het Bestuursreglement ZAC “alcohol in sportkantines”
  2. Voert de financiële administratie en het voorraadbeheer en adviseert het bestuur over assortiment, leveranciers en verkoopprijzen
  3. Zorgt voor openstelling van kantine en het sponsorhome op de gewenste openingstijden en regelt de benodigde bemensing van bar en keuken
  4. Is verantwoordelijk voor het inwerken en begeleiding van de medewerkers
  5. Coördineert de schoonmaak kantine (inb bar en keuken en voorraadruimtes)
  6. Adviseert het bestuur m.b.t. apparatuur, inventaris en aankleding van de kantine en sponsorhome
  7. Houdt de Handleiding Kantinemedewerker actueel

 

4. Activiteitencommissie

     Samenstelling: voorzitter - leden jeugd - leden senioren – Coördinator Grote Clublotenactie

  1. Adviseert het bestuur m.b.t. de activiteitenkalender en het benodigde budget
  2. Organiseert feesten/activiteiten voor de vereniging
  3. Ondersteunt afdelingsactiviteiten (pupillen-zomerkampen, toernooien)
  4. Organiseert activiteiten voor extra inkomsten (deelname grote clublotenactie)
  5. Organiseert activiteiten rond de thuiswedstrijden van Za-1 (voorwedstrijd, pupil van de week, lotenverkoop)

 

5. Toernooicommissie

     Samenstelling: voorzitter - 4 leden

  1. Organiseert interne toernooien (Penaltybokaal, Oliebollentoernooi) en toernooien waaraan ook andere verenigingen kunnen deelnemen (Peter Mepschen, Jaap Balk, Sponsor)
  2. Ondersteunt Sportservice Zwolle met de organisatie van Schoolvoetbal
  3. Coördineert de inschrijving van teams voor externe toernooien

 

6. Sponsorcommissie / commerciële zaken

     Samenstelling: voorzitter - 4 leden

  1. Werft nieuwe sponsoren en zorgt voor een goed relatiebeheer
  2. Coördineert mbt werving en uitwerken contracten sponsors voor bord- en shirtreclame
  3. Coördineert mbt alternatieve geldstromen en diensten
  4. Voert de registratie sponsorcontracten en zorgt voor tijdige facturering
  5. Adviseert de penningmeester mbt de netto inkomsten
  6. Organiseert het sponsortoernooi en overige activiteiten t.b.v. sponsors

 

7. Redactiecommissie

Samenstelling: voorzitter - redactie - webmasters

  1. Verzorgt de redactie van de presentatiegids
  2. Levert feiten met nieuwswaarde en achtergrondinformatie aan externe media
  3. Beheert de website en de social media

 

8. Accommodatie- en Materialencommissie

Samenstelling: voorzitter - 2 leden onderhoud/schoonmaak – terreinbeheerder – terreinconsul – sleutelbeheerder – klussers op afroep

  1. Zorgt dat de accommodatie (gebouwen en terrein) voldoet aan wet- en regelgeving
  1. Adviseert mbt langere termijn beheer, onderhoud en schoonmaak
  2. Maakt een onderhoudsjaarplan en adviseert mbt budget voor kleine reparaties
  3. Is verantwoordelijk voor beheer en onderhoud accommodatie inbegrepen belijning velden
  4. Is verantwoordelijk voor beheer en onderhoud materialen (doelen en ballenvangers)
  5. Is verantwoordelijk voor het sleutelbeheer (sleutelplan, uitgifte en inname)
  6. Zorgt voor de wekelijkse schoonmaak kleedkamers en terrein
  7. Verricht consulzaken (keuring van de velden en het evt afgelasten van wedstrijden)
  8. Is aanspreekpunt voor onderhoudspersoneel van de gemeente / ROVA

 

9. Kleding- en Materialencommissie

     Samenstelling: voorzitter – coördinator kleding – coördinator materialen

  1. Adviseert mbt budget voor voetbalmaterialen (doelen, ballen, hesjes etc)
  2. Adviseert mbt het benodigde budget voor leasekleding
  3. Coördineert mbt aanschaf en uitgifte/inname materialen en leasekleding van voetbalteams
  4. Is verantwoordelijk voor het sleutelbeheer van de opslag van materialen voor trainers

 

Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!