De coördinator Gastvrij ZAC zorgt voor de planning van velddienstmedewerkers en het inwerken van nieuwe vrijwilligers. Velddienstmedewerkers (gastheer/gastvrouw) zorgen op wedstrijddagen (in de regel: zaterdag) voor opvang van bezoekende teams, uitgifte en inname van reservekleding en materialen, toezicht op schoonmaak kleedkamers, etc. De gastheer/-vrouw wordt op basis van beschikbaarheid voor een dienst van 3,5 uur ingeroosterd.